Microsoft: “L’ufficio diventerà uno strumento di lavoro come altri”

C’è chi faceva smart working ancora prima che in Italia lo chiamassimo tutti così, con un anglicismo improprio introdotto su scala nazionale durante la gestione della pandemia sotto il governo Conte II. Tra questi anticipatori c’è sicuramente Microsoft, che da un lato disegna la più popolare suite per il lavoro digitale che conosciamo, ovvero Office, lanciata nel 1998, dall’altro si è lasciata da tempo alle spalle l’equazione per cui lavorare corrisponda a timbrare il cartellino. In Italia questa spinta per l’emancipazione del lavoratore dal luogo fisico ha varcato una soglia simbolica con il debutto nel 2017 della Microsoft House, la sede di 7500 metri quadri nel primo edificio italiano firmato Herzog & De Meuron, costruito in uno dei nuovi centri nevralgici della città di Milano, a due passi da piazza Gae Aulenti, nel pieno del quadrante dove oggi si raccolgono le aziende della creatività, dello sport, della tecnologia. “Prima avevamo un bellissimo campus fuori città, con Microsoft House ci siamo spostati in centro, con un posizionamento del brand molto più vicino ai nostri clienti e ai partner”, racconta Luba Manolova, Direttore della Divisione Microsoft 365. “Abbiamo una storia più che decennale di smart working, sono quasi 14 anni da quando è stato introdotto. Tutti i dipendenti potevano già prima dell’emergenza lavorare da remoto anche 5 giorni a settimana, con modelli di performance impostati su obbiettivi e non sulla presenza fisica in ufficio”. E aggiunge, rispetto al trasloco, che è stata “l’occasione per riprogettare i nostri spazi lavorativi”, così da disegnare – grazie al lavoro sugli interni di DEGW, brand del Gruppo Lombardini22 – “un nuovo modo di lavorare nell’epoca digitale, garantendo flessibilità accentuata e favorendo le esigenze personali e professionali dei lavoratori”. Una sede aperta al pubblico, con 832 finestre che simboleggiano perfettamente un’ottica “di massima condivisione e collaborazione e la possibilità di estendere il network agli esterni”, spiega Manolova. Un modello per le necessità di lavoro flessibile “a cui ora tutto l’ecosistema italiano si sta adattando”, con postazioni non fisse, ma che vogliono risolvere le diverse esigenze lavorative.  Com’è organizzata la Microsoft House al suo interno? 
Ci sono scrivanie in open space con moduli per isolamento acustico e monitor fissi per chi ha bisogno di elaborare grosse moli di dati su fogli Excel. Ci sono spazi che chiamiamo atelier, trasparenti e disegnati per un lavoro individuale, di breve durata, e poi i creative garden, pensati per brainstorming e collaborazione, realizzati con strutture di legno, con piante ed elementi di colore; poi per le attività che richiedono maggiore concentrazione ci sono delle smart platform, isolate acusticamente all’interno di strutture di metallo e dotate di lavagne scorrevoli. E poi spazi con elementi circolari, garden table, per consentire sia il lavoro individuale sia quello di squadra grazie a un innovativo meccanismo creativo e ricreativo. Inoltre in Microsoft House troverai tavoli alti, concepiti per un caffè di passaggio tra un lavoro e un altro; infine ci sono gli spazi angolari all’estremità dell’edificio, dedicati ad alcune aree tematiche e attrezzati con cucine, dove è possibile pranzare, fare una pausa o una riunione più informale con clienti magari di passaggio.

E con l’arrivo della pandemia?
Poco è cambiato, in realtà. La sede è in lockdown, ma noi potevamo lavorare già da remoto a tempo pieno. Ci siamo trovati a estendere questa possibilità obbligatoriamente. Per noi scoprire che c’è un aumento della produttività non è una novità. Uno studio del Politecnico di Milano dice che siamo passati da 500mila smart worker nel 2019 a più di 6 milioni e mezzo. Una trasformazione digitale che in due, tre mesi ha fatto quello che ci aspettavamo in anni. Aziende che avevano già attivato processi di smart working si sono trovate in una situazione simile alla nostra. In maniera non semplice forse, ma sicuramente fluida, hanno compiuto il passaggio. Un salto importante hanno fatto le pubbliche amministrazioni e le piccole e medie imprese, che erano al 16% nel 2019, ora più della metà sono in smart working. Sono quasi 15 anni che fate lavoro flessibile. 
Microsoft ha subìto una profonda trasformazione. Da quando Satya Nadella è Ceo (dal 2014, NdR) abbiamo lavorato su una cultura di continuo apprendimento e miglioramento. Abbracciando il cambiamento e imparando dagli errori. Una spinta a essere curiosi e apprendere cose nuove. Come dice Satya, la cultura mangia la strategia a colazione.

In cosa siete diversi? 
Da noi le persone sono state messe al centro e responsabilizzate rispetto ai risultati. E premiate per i contributi individuali. Anche rispetto ai colleghi: noi veniamo premiati se i nostri colleghi o i team virtuali estesi fanno bene. Ancora prima della crisi sanitaria ciascuno di noi poteva decidere, ovviamente concordando con il suo responsabile una pianificazione periodica, tempi e modi per svolgere le proprie attività internamente ed esternamente all’azienda. Con un ovvio corredo di strumenti tecnologici per lavorare da qualsiasi luogo, ma quello è ovvio, noi offriamo questo come azienda... E così più dell’80% dei dipendenti Microsoft riusciva a bilanciare vita privata e professionale ed essere anche più produttivo, una percentuale confermata da tutti gli smart workers italiani. Da un recente studio fatto con Boston Consulting Group e KRC Research , è emerso che l’87% degli italiani ha riscontrato una produttività pari o superiore a quella di quando lavorava in ufficio. Abbiamo scardinato una barriera grossa. Il numero delle organizzazioni italiane che hanno adottato modelli flessibili di lavoro è aumentato in maniera esponenziale. Circa il 77% quest’anno. Dei manager che abbiamo intervistato, due su tre dicono che continueranno a lavorare da remoto. E il 71% pensa che ci saranno forme ibride di lavoro. 

Quando si dice “forme ibride” il pensiero va subito a Microsoft Teams.
Sì, nasce come app incentrata sul messaging e sulle video conferenze, ora è una piattaforma sempre più di collaborazione e condivisione. Nel giro di un anno è diventato per molti l’epicentro della vita lavorativa.
Teams è oggi un hub di collaborazione ed esperienze digitali. Puoi lavorare su un documento di spesa e sul piano di lancio di un nuovo prodotto, facendo tutto nello stesso posto. Abbiamo lanciato anche una tecnologia fluida che dematerializza il concetto stesso di format. Non avrai più un documento word o excel o powerpoint, scriverai in chat nel linguaggio naturale e sarà l’intelligenza artificiale che capirà se stai inserendo delle stringhe per un documento di testo o sono già colonne per un foglio di calcolo. E lo stesso per powerpoint, butti dentro dei contenuti ed è il software che ti propone delle idee su come organizzare il tutto. La tecnologia ci aiuterà a esprimere al meglio il nostro potenziale. E non perderemo più tempo in cose futili.  Avete recentemente lanciato una nuova piattaforma, Viva. 
Facendo leva sull’intelligenza artificiale e sul machine learning, Microsoft Viva intende semplificare la vita lavorativa delle persone tramite esperienze digitali personalizzate, fluide e user friendly. Oltre alla produttività, intendiamo promuovere anche il benessere delle persone, facendo leva sull’AI e sugli analytics. 

Cosa rischiamo di perdere, in questo cambiamento?
La creatività e l’innovazione sono tra le cose più colpite dalla situazione attuale. Dobbiamo cercare di colmare con la tecnologia queste lacune. La piattaforma Teams per noi diventa un nuovo livello organizzativo del modo in cui tu lavori. Ci sono spazi virtuali in cui collaborare one-to-one con i tuoi collaboratori o clienti, possibilità di meeting e stanze, introdotti prima nel mondo dell’educazione e ora anche nel mondo del lavoro.  E l’umanità, la comunicazione? 
Stiamo cercando di garantire momenti di connessione sociale con l’ambiente virtuale. Possono essere formali, ma non per forza. Durante il lockdown abbiamo stimolato dei caffè e apertivi virtuali, momenti anche ludici, che replicassero un po’ quello che succede davanti alla macchinetta del caffè. Il “cazzeggio”.
Non lo scriverei così, ma è esattamente quello.   Anche perché dal cazzeggio spesso vengono le migliori idee.
Esatto (ride).

Quanto è importante la chiacchiera, anche durante riunioni formali?
Questa è una cosa che stimoliamo, “working the talk”, come dicono gli inglesi, è estremamente importante, soprattutto in un contesto sempre più strutturato. Anche perché da quando siamo in emergenza lavoriamo tutti dalle 8 del mattino alle 8 di sera. Alle volte anche oltre le 8 di sera...
Abbiamo riscontrato una esplosione delle chat in orario non lavorativo, prima delle 9 e dopo le 18, una crescita quasi del 20%. E durante il weekend di più del 200%. Perché la barriera tra vita privata e professionale è sempre più labile.  Ci abitueremo al fatto che l’ufficio sia ovunque, anche tra le mura domestiche?
Anche superata l’emergenza la casa sarà un posto di lavoro. Una cosa che ora già è, con i nostri familiari che sono diventati quasi colleghi, le cucine delle sale riunioni. È stato scardinato questo concetto che solo in ufficio puoi essere produttivo, anzi sappiamo che quasi è il contrario. Stiamo ridisegnando le esperienze di lavoro tenendo presenti tre vettori: la produttività, l’apprendimento e il benessere. 

Lavorare troppo porta al burnout. Un rischio sempre più presente. Come si evita il burnout? 
Prima di tutto, autoregolandoci. Sta molto a te stesso, come persona, e ai manager, mettere delle regole. Fissarsi una pausa pranzo dove non ci siano riunioni. Pause tra i meeting, per lasciare spazio per rigenerarsi, altrimenti salti da un task all’altro senza tregua.  Queste regole hanno un riflesso sull’evoluzione di Teams?
Sì. Una cosa interessante è stato scoprire il senso che aveva prima il tempo del commuting. E quindi una novità che introdurremo è che prima e dopo il lavoro potrai bloccare dei momenti, come se fosse un rito di entrata e uscita, per raccogliere le idee prima di iniziare la giornata, per esempio. Inoltre, stiamo integrando una app di meditazione dentro la piattaforma, per combattere lo stress continuo e la sensazione di burnout. Si chiamerà Headspace e fornirà momenti ed esperienze di consapevolezza scientificamente integrati nel tuo flusso di lavoro. E poi l’esperienza di check-in emotivo, in modo da segnalare come ti senti e come si sentono i tuoi compagni di squadra prima di un incontro di lavoro. I manager possono così  sondare quale sia il feeling con il team. 

Mi raccontavi che il ruolo dei manager in Microsoft è anche quello di garantire il benessere della sua squadra.
Da noi ogni manager può vedere se i suoi collaboratori accedono molto alle piattaforme extra orario di lavoro. Siamo giudicati anche tanto su questo, sul benessere del team. 

In Giappone, Microsoft ha ridotto la settimana lavorativa a solo 4 giornate. 
Sì, e questo grazie alla massima flessibilità e all’uso delle tecnologie. Entreranno sempre più in gioco gli assistenti digitali. Il nostro si chiama Cortana e ti darà la possibilità di gestire la tua vita professionale per esempio fissando in autonomia spazio un meeting in uno spazio libero in agenda, o con una notifica che ti invia due giorni dopo che hai promesso di mandare a qualcuno un documento e magari non l’hai fatto, o con una lista delle cose da fare che ti viene notificata ogni mattino. E questo supporto ti darà più tempo per il tuo lavoro o per attività personali. Salvaguardando il bilanciamento tra vita privata e personale, con il benessere al centro.  Sbaglio o così il lavoratore dipendente assomiglia sempre più a un freelance?
Qualche anno fa abbiamo attivato una ricerca sul futuro del lavoro e uno studio spiegava che negli Stati Uniti più della metà della popolazione entro il 2025 sarebbe stata freelance. 

Il processo, comunque, è oramai irreversibile.
Ma il futuro non sarà certo full digital, e per citare ancora Satya Nadella, i momenti di socializzazione in ufficio servono. Stiamo cercando di ricrearli in virtuale, ma torneremo a vederci di persona. Il mondo del futuro sarà un mondo misto.  Cosa resterà dell’ufficio inteso come luogo fisico?
L’ufficio diventerà sempre più il luogo dell’aggregazione, del trasferimento della conoscenza, o per acquisire e migliorare le proprie capacità. Sarà uno dei tanti strumenti di lavoro, lo useremo magari per momenti di aggregazione, per trasmettere i valori dell’azienda e costruire una cultura: all’interno dell’organizzazione ma anche verso l’esterno, perché oramai le aziende sono diventate dei sistemi aperti, che hanno scambi dentro e fuori soprattutto.

Tutte le immagini courtesy of Microsoft.